Pengecekan garansi sering menjadi sumber antrean di service center. Customer service harus mencari faktur pembelian, mencocokkan nomor seri di spreadsheet, lalu menanyakan aturan garansi ke supervisor. Selama proses itu, pelanggan menunggu dan unit belum bisa dikerjakan.
1. Daftarkan unit sejak penjualan
Jika Anda distributor atau dealer, catat nomor seri, tanggal pembelian, dan pelanggan saat unit terjual. Data ini membuat pengecekan garansi berikutnya cukup dengan mencari nomor seri.
2. Tetapkan aturan garansi per produk
Masa garansi, komponen yang ditanggung, dan pengecualian seperti kerusakan fisik atau air perlu tertulis per kategori produk, bukan bergantung pada ingatan staf.
3. Verifikasi saat tiket dibuat
Saat unit masuk, sistem langsung menunjukkan apakah unit masih dalam garansi. Teknisi tetap mencatat temuan diagnosis untuk memastikan kerusakan termasuk yang ditanggung.
4. Pisahkan biaya garansi dan non-garansi
Suku cadang dan jasa untuk perbaikan garansi dicatat sebagai klaim, sedangkan perbaikan di luar garansi membutuhkan quotation dan persetujuan pelanggan sebelum dikerjakan.
5. Buat laporan klaim untuk prinsipal
Rekap klaim per periode, lengkap dengan nomor seri, kerusakan, suku cadang, dan foto, mempercepat penggantian biaya dari prinsipal.
6. Analisis pola kerusakan
Data klaim menunjukkan model atau komponen yang paling sering rusak. Informasi ini berguna untuk stok suku cadang dan masukan ke prinsipal.
Connect Service menyimpan data unit, nomor seri, garansi, riwayat perbaikan, dan suku cadang dalam satu sistem.