Service center menangani banyak pihak sekaligus: pelanggan yang menunggu kabar, teknisi yang butuh suku cadang, prinsipal yang meminta laporan garansi, dan tim keuangan yang perlu menagih. Software yang tepat membuat semua pihak melihat data yang sama. Berikut fitur yang perlu ada.
1. Tiket servis terstruktur
Setiap unit masuk dicatat dengan keluhan, kondisi fisik, kelengkapan, foto, dan estimasi selesai. Pelanggan menerima nomor tiket untuk menanyakan status.
2. Data unit dan nomor seri
Riwayat perbaikan disimpan per unit, bukan hanya per pelanggan. Teknisi dapat melihat apakah unit pernah diperbaiki dengan keluhan yang sama.
3. Pengecekan garansi otomatis
Tanggal pembelian dan masa garansi menentukan apakah perbaikan ditagihkan ke pelanggan atau diklaim ke prinsipal.
4. Suku cadang terhubung dengan pekerjaan
Spare part yang dipakai langsung mengurangi stok dan masuk ke biaya perbaikan, sehingga tidak ada pemakaian yang tidak tercatat.
5. Penugasan teknisi workshop dan lapangan
Sebagian perbaikan dilakukan di workshop, sebagian di lokasi pelanggan. Sistem perlu mengatur keduanya dalam satu jadwal.
6. SLA dan status yang jelas
Status seperti diagnosis, menunggu persetujuan, menunggu spare part, dikerjakan, dan siap diambil membantu customer service menjawab pertanyaan tanpa menelepon teknisi.
7. Portal pelanggan B2B
Pelanggan korporat dapat membuat tiket, melihat pekerjaan selesai, dan mengunduh invoice sendiri.
8. Quotation dan invoice
Estimasi biaya dikirim untuk disetujui pelanggan, lalu invoice dibuat dari pekerjaan dan suku cadang aktual.
Semua fitur ini tersedia di software service center Connect Service. Untuk jaringan service center dengan banyak cabang, lihat Connect Pro.